Coördinator binnendienst

Jij brengt structuur in de hectiek. Jaarlijks volgen tienduizenden medewerkers van onze grootste corporate klanten een veiligheidstraining, zoals BHV of EHBO. Jij zorgt als coördinator binnendienst er met jouw team voor dat deze grote stroom aan inschrijvingen, wijzigingen, planning en certificering soepel en foutloos wordt verwerkt. Jij houdt het hoofd koel in de hectiek, bewaakt het overzicht en zorgt dat klanten precies de service krijgen die zij mogen verwachten. Jij bent de coördinator die samen met het team de operatie draaiende houdt én verbetert.

Een kijkje in jouw dag

08:30 uur
De klok slaat half negen als je het kantoor binnenloopt. Je groet collega’s, pakt een kop koffie en opent je scherm. In de mailbox zie je het meteen: vandaag verwerkt jouw team honderden inschrijvingen voor medewerkers van grote klanten en zijn er nieuwe jaarplanningen binnen. Terwijl je je agenda checkt, gaat de telefoon: een locatieverantwoordelijke belt dat er een weg is opengebroken en dat cursisten geïnformeerd moeten worden. Je glimlacht. Dit is jouw terrein.

09:15 uur
Een teamlid stapt naar je toe. Er zijn onduidelijkheden bij een grote klant: 60 cursisten staan op de verkeerde locatie en de docent heeft vertraging. Je denkt mee, bepaalt de prioriteit en verdeelt de taken. “Jij belt de klant, ik bel planning. Dan zetten we samen de wijziging door.” Het team gaat aan de slag. Jij houdt het overzicht.

10:00 uur
Je sluit aan bij een overleg met een strategische klant. De klant complimenteert de klantbeheerder: “Sinds de nieuwe werkwijze is onze administratie zóveel overzichtelijker.” Dat is jouw werk. Jij implementeerde die verbetering.

11:30 uur
Terug op de afdeling. De mailbox loopt vol, de telefoon gaat vaker. Jij blijft rustig en schuift aan bij een van de werkplekken. “Ik werk even mee, even doorpakken met elkaar.” Lead by example.

12:30 uur
Lunch. Je loopt met een paar collega’s naar de kantine. Even lachen, bijtanken, hoofd leeg.

13:00 uur
’s Middags overleg je met je mede-coördinatoren van Planning en MKB. Een nieuwe klant komt eraan met veel locaties en complexe facturatie-eisen. Je spart over de beste manier om het proces eenvoudig te houden. Voor zowel klant als team. “Wat betekent dit voor onze werklast? Hoe doen we dit slimmer?”

14:10 uur
Een accountmanager schiet je aan. Morgen staat er een overleg in Utrecht over uitbreiding dienstverlening. Jij bent voorbereid.

14:30 uur
Een aanvraag komt binnen voor dienstverlening buiten het contract. Een teamlid vraagt hulp. Jij pakt de telefoon, belt de salesmanager en denkt in kansen.

15:00 uur
Een klacht komt binnen. Jij neemt het gesprek over. “Dank voor uw melding, we hebben het opgelost." "U ontvangt zo de bevestiging per mail.” Daarna bespreek je met je team wat jullie hiervan kunnen leren.

15:30 uur
Overleg over een nieuwe koppeling met de applicatie van een klant. Jij stuurt, denkt mee en houdt de vaart erin.

16:45 uur
Je deelt kort een update met je leidinggevende. De cijfers laten verbetering zien. Vandaag was intensief, maar het liep goed. Dankzij jou en het team.

17:00 uur
Laptop dicht. Morgen weer een nieuwe dag. Nieuwe cursisten. Nieuwe uitdagingen. En een team dat op jou vertrouwt.